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Fluxograma: aprenda como mapear e otimizar processos


O fluxograma é uma ferramenta visual capaz de demonstrar, como próprio nome sugere, um fluxo. Esse fluxo, geralmente, é de processo, trabalho ou de etapas de um sistema. Utilizamos o fluxograma com a função de imprimir padrões em atividades de qualquer tipo.

Não importa se é simples ou complexa, sendo processo tem fluxo. Muitas vezes, dependendo da complexidade do mapeamento, é preciso utilizar um software de mapeamento de processos para que o fluxograma seja criado.

Note, porém, que o Fluxograma por si só já é autoexplicativo. A ideia de fluxo está presente mesmo para quem nunca estudou nada sobre o fluxograma, isso ajuda a demonstrar processos complexos para usuários distintos. Mas sua correta construção depende de obediência a algumas regras, além do entendimento da representação das formas geométricas.

@ferramentasdegestao_

Ferramentas gerenciais de A a Z eBook Kindle



Segundo Peter Drucker "As únicas coisas que evoluem por vontade própria em uma organização são a desordem, o atrito e o mau desempenho". Portanto, é necessário melhorar a capacidade de gerenciamento. Pensando nisso, reuni neste E-book diversas ferramentas e técnicas gerenciais.

São mais de 60 ferramentas de A a Z.

Você encontrará ferramentas para resolver problemas, priorizar, avaliar alternativas, melhorar a tomada de decisão, planejar, elaborar plano de ação etc.

Segue a lista em ordem alfabética:

AIDALA
ANSOFF
ÁRVORE DE PROBLEMAS E OPORTUNDADES
BALANCED SCORECARD
BENCHMARKING
BRAINSTORMING
CEP – CONTROLE ESTATÍSTICO DE PROCESSO
CHECKLIST
CICLO PDCA
CONTRATO DE POSICIONAMENTO
CURVA S DE CUSTOS
DESIGN THINKING
DIAGRAMA DE AFINIDADES
DRE
DIAGRAMA EM SETAS
ESPINHA DE PEIXE
EFFECTUATION – EFETUAÇÃO
FCA
FLUXOGRAMA
FOLHA DE VERIFICAÇÃO
FORÇAS DE PORTER
FUNIL DE VENDAS
GRÁFICO DE DISPERSÃO
GRÁFICO DE GANTT
GRÁFICO DE PARETO
GRÁFICO DE TENDÊNCIA
HISTOGRAMA
INDICADORES - KPI – KEY PERFORMANCE INDICATOR
JANELA DE JOHARI
JOBS TO BE DONE
KAIZEN
LEI DE PARKINSON
MAPA DA EMPATIA
MAPA DA CONCORRÊNCIA
MAPA ESTRATÉGICO
MAPUANA
MATRIZ BASICO
MATRIZ BCG
MATRIZ DE DECISÃO
MATRIZ GE
MATRIZ GUT
MÉTODO 5W2H
MÉTODO DMAIC
NGT
ORÇAMENTO MATRICIAL
ORGANOGRAMA
PESQUISA DE CLIMA ORGANIZACIONAL
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
PROPOSTA DE SERVIÇOS
MATURIDADE EM VENDAS
RICE
SERVQUAL
SIPOC
TÉCNICA DOS 5 PORQUÊS
TÉCNICA KANBAN
TÉCNICA SMART
TRADE-OFF
TRÍADE DO TEMPO
UEPS
VSM - VALUE STREAM MAPPING
WBS - WORK BREDOWN STRUTURE
XYZ
YULE
ZOPA

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Matriz G.U.T: Descubra como tomar melhores decisões


Neste E-book você aprenderá como tomar decisões melhores através da ferramenta Matriz G.U.T. Este faz parte da série denominada “Ferramentas de Gestão” disponível aqui na Amazon.


Em várias ocasiões nos deparamos com alternativas ou trade-offs que, geralmente, implicam em consequências. Então, avaliar alternativas é o que fazemos naturalmente sempre que precisamos tomar uma decisão, todavia, às vezes, nosso julgamento é limitado porque não dispomos de uma ferramenta específica para este fim.

Pense este como um dispositivo que pode te auxiliar a enxergar melhor as alternativas a partir dos critérios gravidade, urgência e tendência.

Descobrir qual a melhor escolha a ser feita é uma habilidade essencial. Não é à toa que existem mecanismos de controle criados para gerenciar riscos. Algumas organizações, por exemplo, possuem um departamento exclusivo para avaliação de riscos e gerenciamento de crise.

Em um universo de várias ferramentas de análise para tomada de decisão, a Matriz GUT foi escolhida por ser simples e de fácil implementação. Ela foi capaz de atender, perfeitamente, ao propósito desde E-book, a saber: ensinar como avaliar alternativas para que se possa tomar decisões melhores.

Dividi este E-book em três partes:

Parte 1 – O que é a Matriz GUT?
Na primeira parte o leitor aprenderá sobre a ferramenta, suas definições e teorias.

Parte 2 – Como utilizar a Matriz GUT?
Na segunda parte o leitor descobrirá como utilizar, de fato, a Matriz GUT.

Parte 3 – Aplicações práticas.
Na terceira parte o leitor será conduzido à prática.

Este E-book elucidará como fazer escolhas através do método ensinado. Você, leitor, será capaz de avaliar alternativas para tomar decisões mais acertadas no seu dia a dia, principalmente, em seus projetos, pois, trata-se de uma ferramenta de gestão.

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100 perguntas e respostas sobre o Guia atualizado do Scrum

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Boa sorte e aproveite este material para exercitar seus conhecimentos sobre o novo Guia do Scrum.

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Black Friday: 50 Ferramentas de Gestão

 CUPOM DE DESCONTO no curso 50 Ferramentas de Gestão



Para quê servem as ferramentas? 

Neste curso reuni ferramentas para priorizar e resolver problemas; melhorar e padronizar processos; implementar projetos, tomar decisões, fazer análises gráficas, avaliar portfólios e fazer diagnósticos; planejar, organizar e executar; fazer melhorias e aumentar o valor dos processos; criar negócios, formular ideias e desenvolver soluções criativas; controlar a execução a partir de objetivos, metas e indicadores; e, por fim, acompanhar e verificar processos.

Qual é o material complementar? 

Neste curso você terá acesso às principais ferramentas de gestão criadas em Excel.

O material complementar é composto por 50 modelos editáveis em Excel + 50 artigos de terceiros + 50 videoaulas com explicações rápidas + E-book sobre as ferramentas +  50 Slides com esquemas gráficos + Outros recursos para download.

E o que mais?

Uma “caixa de ferramentas” com 50 Ferramentas de Gestãoqueserá, continuamente, atualizada no Trello, onde artigos e materiais complementares serão adicionados.

Como é que o curso está organizado?

Dividi as ferramentas em algumas seções para que você possa acessá-las em blocos. Portanto, se você quiser as ferramentas para diagnosticar problemas, você as encontrará na seção: “diagnosticar”. 

Quais as ferramentas apresentadas?

Diagramas: Ishikawa, Pareto, Diagrama de árvore, 5W2H, Diagrama de Afinidades; Diagrama em setas; Método: Método FMEA, Ciclo PDCA, Ciclo DMAIC, SIPOC, Benchmark; MASP; PDCP; Canvas; Q de Yule; Cinco Sensos – 5 Ss; KABAN; Matriz: GUT; B.A.S.I.C.O; Matriz Trade-off;  Matriz SWOT; Matriz BCG; Cinco Forças de Porter; Técnica: SMART; Brainstorming; Cinco Porquês; Gráfico: Gráfico de Gantt; Gráfico de tendência; Controle CEP; Folha de verificação; SERVQUAL; Histograma; Mapa da empatia. Outras: Ficha técnica; Contrato; POP; Gráfico de Dispersão; Análise DRE; Checklist; Organograma; Fluxograma; PCO; Jobe to be done; e Missão, Visão e Valores; Design Thinking; Effectuation; Indicadores – KPI; Balanced Score Card; AIDALA; Funil de vendas. 



Conheça três ferramentas para diagnosticar problemas

 

A primeira é o diagrama espinha de peixe também conhecida como diagrama de Ishikawa.

A ferramenta diagrama de Ishikawa foi criada com intuito de analisar as causas primárias de um determinado problema através do método 6M’s ou suas variantes. A partir dessas causas, apresentam-se as secundárias tornando possível, com esta ferramenta, avaliar os efeitos dos problemas e concluir quais são os motivos que originam o problema conhecido e, assim, elaborar meios para agir efetivamente sobre eles.

O diagrama é bastante utilizado na análise e resolução de problemas. Recebe o nome de Diagrama de Ishiwaka em homenagem ao seu criador Kaoru Ishikawa, um dos expoentes da qualidade, mas também é muito conhecido por diagrama de causa-efeito.

Saiba mais sobre o Diagrama de Ishikawa

A segunda ferramenta é a técnica dos 5 Porquês.

A simplicidade e eficácia desta ferramenta faz dela um ótimo recurso para diagnosticar e resolver problemas. A técnica dos Cinco Porquês é uma ferramenta desenvolvida pelo Eng. Químico Taiichi Ohno, notório colaborador do Sistema Toyota de Produção. Nascido em Dalian na China, Ohno, construiu uma carreira de mais de 40 anos na Toyota Motors Company. Seus estudos influenciaram um modelo de produção pautado na alta produtividade.

O seu método de análise e resolução de problemas até hoje surpreende pela simplicidade e eficácia, por isso, se tornou vastamente conhecido no meio empresarial. Essa ferramenta é capaz de identificar a causa-raiz de determinado problema, partindo do que chamamos de efeito conhecido, através de uma sequência de questionamentos que ligam os dois pontos: causa e efeito.

Sem dúvida você deve ter se perguntado: “o porquê os problemas insistem em voltar?” O fato é que, na maioria das vezes, combatemos apenas os efeitos do problema, não costumamos dar a devida atenção as causas. Diante disso, faz-se necessário compreender a correlação entre:

  • Causa X Efeito
  • Motivo X Consequência
  • Circunstâncias do Problema X Problema em si
  • Sintomas X Doenças

  Para tanto, a técnica dos Cinco Porquês consiste na repetição da pergunta: “Por quê?” em função do problema que está sendo analisado até que se chegue à causa-raiz do problema.

Saiba mais sobre a Técnica dos 5 Porquês

Por fim, a última é o método FMEA.

Identificar possíveis falhas em processos e corrigi-las é a principal função do Método de Análise de Modo de Falha e Efeito. Para utilizar essa ferramenta, a princípio, faz-se necessário construir instrumentos de medição, isto é, as escalas de 0 (zero) a 10 (dez).

O método FMEA é aplicado com base em três escalas. A primeira qualifica a ocorrência da causa, ou seja, a probabilidade de uma causa vir a existir e provocar uma determinada falha no processo, essa é representada pela letra “O”. Ela varia de 1 (um) a 10 (dez), onde 1 (um) representa probabilidade de ocorrência mais baixa e 10 (dez) mais alta, conforme a escala.

A segunda, qualifica a gravidade do efeito, que diz respeito à probabilidade de o cliente identificar a falha e, também, ser prejudicado caso ela ocorra. Essa é representa pela letra “G” e possui um intervalo de 1 (um) a 10 (dez). Nessa escala, 1 (um) refere-se à “nunca”, ou seja, a falha “nunca é identificada e nem é prejudicial ao cliente” e 10 (dez) refere-se à “sempre”.  

Além dos critérios “Ocorrência e Gravidade” também devemos analisar a probabilidade da falha ser detectada pela empresa antes do produto chegar ao cliente final, isto é, o meio de detecção, essa é representada pela letra “D”. Para tanto, utilizamos a escala invertida, ou seja, de 10 (dez) a 1 (um), onde 10 (dez) representa “nunca”, e 1 (um) “sempre”. Seguindo a mesma lógica de classificação das escalas anteriores.

Saiba mais sobre o Método FMEA

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Método FMEA: Como encontrar falhas no processo e corrigi-las.

 


Identificar possíveis falhas em processos e corrigi-las é a principal função do Método de Análise de Modo de Falha e Efeito. Para utilizar essa ferramenta, a princípio, faz-se necessário construir instrumentos de medição, isto é, as escalas de 0 (zero) a 10 (dez).

O método FMEA é aplicado com base em três escalas. A primeira qualifica a ocorrência da causa, ou seja, a probabilidade de uma causa vir a existir e provocar uma determinada falha no processo, essa é representada pela letra “O”. Ela varia de 1 (um) a 10 (dez), onde 1 (um) representa probabilidade de ocorrência mais baixa e 10 (dez) mais alta, conforme a escala.

A segunda, qualifica a gravidade do efeito, que diz respeito à probabilidade de o cliente identificar a falha e, também, ser prejudicado caso ela ocorra. Essa é representa pela letra “G” e possui um intervalo de 1 (um) a 10 (dez). Nessa escala, 1 (um) refere-se à “nunca”, ou seja, a falha “nunca é identificada e nem é prejudicial ao cliente” e 10 (dez) refere-se à “sempre”.  

Além dos critérios “Ocorrência e Gravidade” também devemos analisar a probabilidade da falha ser detectada pela empresa antes do produto chegar ao cliente final, isto é, o meio de detecção, essa é representada pela letra “D”. Para tanto, utilizamos a escala invertida, ou seja, de 10 (dez) a 1 (um), onde 10 (dez) representa “nunca”, e 1 (um) “sempre”. Seguindo a mesma lógica de classificação das escalas anteriores.

Para analisar um processo, inicia-se a listagem dos efeitos da falha. Nesse ponto é necessário inserir os problemas identificados em cada parte do processo. Para tanto, é recomendável utilizar uma ferramenta auxiliar como, por exemplo, o diagrama de causa-efeito também chamado de diagrama de Ishikawa, o qual apresentei no início desta seção. 

Após a listagem de cada etapa do processo. Agora, deve-se atribuir notas conforme a escala: gravidade do efeito. Chamaremos de escala “G”.

A escala “G” serve para extrair notas compatíveis com a gravidade correspondente aos efeitos identificados no processo listado.

Diante do processo escolhido, quais efeitos ou problemas você consegue identificar nele? Quais notas você daria para a gravidade desses efeitos? Entenda por gravidade algo que é sério, crítico passível de provocar maiores danos. Então, com base nesse conceito quão grave é de fato o problema analisado? Vale salientar que os efeitos são identificados pelos clientes e relatados por eles. Então, qual a probabilidade em que o cliente identifique a falha e seja prejudicado por ela?

Em um processo de atendimento, poderíamos citar vários efeitos negativos relatados pelos nossos clientes como, por exemplo, atraso na fila. Então, qual a gravidade da falta de agilidade no atendimento? Use a escala “G”. 

Em seguida devemos fazer o mesmo em relação à probabilidade da causa existir e provocar falhas no processo. Então, classificamos com base na escala Ocorrência da Causa “O”. Essa vai nos dizer se a ocorrência dos atrasos no atendimento é recorrente ou não.

Por fim, listamos os métodos utilizados para detectar a ocorrência de uma possível falha com base na última escala Meio de Detecção “D”. Essa diz respeito à probabilidade da falha ser detectada antes do produto chegar ao cliente. Continuando com o exemplo citado anteriormente, qual é o meio de detecção numa escala de 10 (dez) a 1 (um)? Será que os efeitos negativos são identificados antes do cliente reclamar?

Chegamos à etapa final onde o índice de risco é calculado com base nas classificações inseridas na tabela, por meio do cálculo: G x O x D, ou seja, a multiplicação dos valores de Gravidade, Ocorrência e Detecção com base nas três escalas apresentadas. É importante observar os efeitos da falha sob a perspectiva da gravidade, ocorrência e meio de detecção, respectivamente. Além disso, vale salientar que existe uma hierarquia entre os efeitos ou problemas listados, isso será revelado pelo cálculo do índice de risco.

É importante resolver os problemas que possuem um índice de risco mais elevado, visto que, eles são mais graves e tendenciosos a piorar. Dessa forma, as ações preventivas elaboradas para garantir o bom desempenho dos processos são elaboradas com base nos efeitos do processo analisado. Portanto, a análise prévia que podemos chamar de diagnóstico de falhas é importante para controlar os efeitos que tendem a serem mais graves, recorrentes e de difícil detecção.

Voltando ao exemplo anterior, quando listamos os efeitos negativos do processo de atendimento e encontramos o índice de risco mediante o método FMEA fica fácil elaborar um plano de ação que garantirá um bom desempenho do processo. Isso é possível quando mapeamos todas as possíveis falhas.

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8.  Diagrama de Ishikawa - Diagrama de Ishikawa - diagnosticar e resolver problemas (Acessar Cupom Promocional)

Como utilizar o diagrama de Ishikawa corretamente?


A ferramenta diagrama de Ishikawa foi criada com intuito de analisar as causas primárias de um determinado problema através do método 6M’s ou suas variantes. A partir dessas causas,
apresentam-se as secundárias tornando possível, com esta ferramenta, avaliar os efeitos dos problemas e concluir quais são os motivos que originam o problema conhecido e, assim, elaborar meios para agir efetivamente sobre eles.
O diagrama é bastante utilizado na análise e resolução de problemas. Recebe o nome de Diagrama de Ishiwaka em homenagem ao seu criador Kaoru Ishikawa, um dos expoentes da
qualidade, mas também é muito conhecido por diagrama de causa- efeito.
O formato da ferramenta lembra uma espinha de peixe, onde a cabeça do peixe representa o problema, esse chamaremos de efeito conhecido. As espinhas dorsais representam as causas primárias. As causas primárias são provenientes de algum modelo utilizado.
Existem vários modelos, o mais tradicional agrega as causas em 6 grupos, também chamado de 6Ms, a saber: (M1) Meio Ambiente;
 (M2) Medida; (M3) Matéria Prima; (M4) Mão-de-obra; (M5) Método; e (M6) Máquina.
Essas causas primárias são analisadas para se chegar à causa- raiz de determinado problema. Observe que nem sempre o problema central é identificado no início, quando temos um problema, geralmente, percebemos antes de qualquer coisa o efeito que esse problema produz, portanto necessitamos de uma ferramenta visual como esse diagrama para facilitar o diagnóstico.
Assista ao vídeo: https://youtu.be/6ldA5UGW4UI
A etapa final é a criação de um plano de ação corretivo que
possa sanar a causa-raiz do problema, ora, identificada. Isso é
importante para evitar retrabalhos que são gerados pela resolução
dos efeitos superficiais do problema em questão.
Vejamos um exemplo prático:
Vamos imaginar que você identifique um determinado problema na impressão. Sua impressora está funcional, no entanto as folhas estão saindo manchadas, logo esse é o efeito percebido. A causa, por sua vez, ainda é uma incógnita.
Então, você utiliza o diagrama e descobre quatro possíveis causas: M1 (Meio ambiente) – A máquina está superaquecendo por causa do ambiente que não está climatizado; M2 Matéria-prima) – A tinta da impressora não é de uma marca autorizada; M4 (Mão- de-obra) – Não há manutenção preventiva nos cartuchos; e M6 (Máquina) – A impressora é uma áquina muito antiga.
Observe que uma dessas causas, mais especificamente, a M2 (Matéria-prima), apresenta uma relação mais forte com o efeito apresentado, ou seja, as folhas estão saindo manchadas porque a tinta utilizada não é adequada para máquina.

Em um primeiro momento, você poderia julgar com base no efeito que sua máquina, por ser antiga, precisava ser substituída. Isso também, mas o fato de analisar todas as possíveis causas ajuda a tomar decisões melhores com base em custo-benefício. Você conseguiu observar como esse método é essencialmente prático? Pois bem, isso fica ainda mais evidente quando é visualizado através do diagrama: “espinha de peixe”.

No diagrama as espinhas secundárias são as possíveis causas apresentadas para cada causa primária do método 6M’s. Após aplicar o método você terá um conjunto de causas para serem analisadas. Então, faz-se necessário priorizá-las com base na importância de
cada uma delas, depois elaborar contra medidas para resolver efetivamente os motivos que dão origem ao seu problema em questão. As contra medidas são ações que bloqueiam as causas fazendo os efeitos dos problemas, consequentemente,
 Desaparecerem. No próximo capítulo apresentarei outra ferramenta complementar para diagnosticar problemas.
Curso: 50 Ferramentas de Gestão >>> Descrição do curso 
E-book: 50 Ferramentas de Gestão >>> https://www.amazon.com.br/dp/B07PNS4QS4f

Adm. Orlando Lima

WhatsApp (84) 99948-4371